Digitalización

Es el paso 1: cargar los documentos al sistema, respetando la organización física del archivo, y dejar cada uno prolijo antes de pasarlo a indexación.

Desde Trabajo, entrá al proyecto en el paso Digitalización.

Trabajar con cajas

1. Creá la caja (o el contenedor raíz de tu proyecto) con Crear raíz de trabajo, completando los datos de su tipo (número, tipo de caja, etc.).

2. Tomá la caja con Tomar. Mientras la tengas tomada, sos la única persona que puede trabajarla; el resto la ve bloqueada. 3. Dentro de la caja, navegá el árbol y creá los contenedores que correspondan según la estructura del proyecto (biblioratos, legajos…). Cada contenedor pide los datos de su tipo. 4. Cuando terminaste toda la caja, enviala a indexación con Enviar a Indexación. Si tenés que dejar de trabajar sin terminarla, usá Liberar para que otro pueda continuar.

La estructura de contenedores válida (qué va adentro de qué) la define el administrador del proyecto. La pantalla solo te ofrece los tipos permitidos en cada nivel.

Cargar un documento

Dentro del contenedor que corresponda, creá el documento eligiendo su tipo documental y cargando sus páginas. Podés:

• Subir archivos: PDF, JPG o PNG (hasta 128 MB por carga). Podés combinar varios archivos en un mismo documento.
• Usar el escáner: si tu puesto tiene instalado el conector de escáner de Digitalix, el botón de escanear digitaliza directo desde el equipo, sin pasar por archivos.

Antes de guardar, el visor te deja dejar el documento prolijo:

• Reordenar páginas arrastrándolas.
• Rotar páginas que quedaron acostadas.
• Eliminar páginas en blanco o repetidas.
• Agregar o insertar páginas (desde archivo o desde el escáner).
• Reemplazar una página puntual (botón ⇄) por otro archivo o por un escaneo nuevo, sin rehacer todo el documento.

Al guardar, el sistema genera un único PDF normalizado. Un documento ya cargado se puede seguir corrigiendo con Editar hojas hasta que la caja se envíe. En ese editor podés hacer lo mismo (agregar, insertar, reordenar, rotar, eliminar o reemplazar) y también usar el escáner, no solo archivos:

Marcar el documento como listo

Cuando el documento está completo y prolijo, marcalo con Finalizar. Una caja se puede enviar a indexación cuando todos sus documentos están finalizados.

Si Revisión te devuelve un documento

Cuando un revisor devuelve un documento a digitalización, en la pantalla aparece marcado como Re-digitalizar, con la observación del revisor y las páginas señaladas.

• Abrí el documento con Editar hojas y reemplazá las hojas observadas (con archivo o escáner). También podés agregar o insertar páginas si faltaban.
• El sistema controla que las páginas señaladas realmente hayan cambiado: no vas a poder finalizar el documento si las hojas observadas siguen siendo las mismas.