Administración

Esta sección es para el admin global y, en sus proyectos, para el admin de proyecto.

Proyectos

En Proyectos se crean y gestionan los trabajos de digitalización. Cada proyecto tiene su workspace con dos pestañas: Equipo y Estructura.

Equipo

Acá se define quién trabaja en el proyecto y con qué rol (digitalizador, indexador, revisor, admin de proyecto). Una misma persona puede tener varios roles, y roles distintos en proyectos distintos.

Desde la misma pestaña se puede crear un usuario nuevo (queda con clave temporal: el sistema le pide elegir una propia al primer ingreso), resetear una clave o dar de baja a alguien del proyecto.

Estructura

La estructura define cómo se organiza físicamente el archivo del proyecto: qué tipos de contenedor existen en cada nivel y qué tipos documentales se guardan en cada uno.

Por ejemplo: Caja → Bibliorato → Legajo, con el tipo documental Contrato dentro de Legajo. Las pantallas de digitalización solo ofrecen lo que la estructura permite.

Cada rama tiene que llegar a un contenedor donde se puedan cargar documentos (con al menos un tipo documental habilitado). Si alguna queda a medias, la pantalla lo avisa y no se puede empezar la carga del proyecto hasta completarla.

Para evitar jerarquías confusas, un mismo tipo de contenedor no puede repetirse dentro de una rama (una Caja no puede contener otra Caja, ni directa ni indirectamente).

Una vez que el proyecto ya tiene contenedores cargados, la estructura solo se puede completar, no desarmar:

• Sí: agregar niveles (nodos) o sumar tipos documentales a un contenedor que ya admite documentos.
• No: borrar un nivel del árbol ni quitar un tipo documental que ya estaba asignado (quedarían cajas o documentos fuera del molde).

Catálogos

Los catálogos son globales: los tipos se definen una vez y se usan en todos los proyectos.

Tipos de contenedor

Caja, bibliorato, legajo, carpeta… Cada tipo define sus atributos (los datos que se piden al crear un contenedor: número, año, descripción, etc.).

Uno de esos atributos puede marcarse como Identificador: es la etiqueta con la que se ve el contenedor en el árbol (por ejemplo el número de caja). El identificador es siempre obligatorio al crear el contenedor; si lo marcás, el sistema lo exige solo.

Tipos documentales

Las plantillas de documentos (Contrato, Factura, Encuesta…). Cada tipo define sus campos de indexación:

• Tipo de dato: texto, texto largo, número, fecha, sí/no o lista de opciones.
• Obligatorio: sin ese campo cargado, el documento no se puede finalizar en indexación.
• Clave única (a lo sumo un campo por tipo): identifica al documento. El sistema bloquea claves repetidas dentro del proyecto (control de duplicados) y usa el valor como nombre del archivo al descargar.

Usuarios

El ABM global de usuarios: crear, editar, deshabilitar, resetear claves o enviar un email de recuperación. Los roles operativos no se asignan acá sino en el Equipo de cada proyecto.

Reportes

Tablero para seguir el avance: documentos y páginas por proyecto, por paso y por período, con export a CSV.

Auditoría

Registro completo de actividad: quién hizo qué, cuándo y sobre qué entidad (ingresos, altas, cambios, envíos de cajas, aprobaciones, devoluciones…). Se puede filtrar por usuario, acción y fecha, y exportar a CSV.